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新聞發(fā)布會(huì)新聞稿寫作準(zhǔn)備
1、了解發(fā)布會(huì)時(shí)間地點(diǎn)、主題、主辦方、參會(huì)人員
2、梳理發(fā)布會(huì)流程、主要內(nèi)容、活動(dòng)、重要人物發(fā)言
3、摘取重要環(huán)節(jié)，對(duì)發(fā)布會(huì)信息進(jìn)行主次排序。
新聞發(fā)布會(huì)新聞稿格式
第一段點(diǎn)明時(shí)間、地點(diǎn)、主辦方、發(fā)布會(huì)名稱。如：2017年10月1日，U傳播軟文營(yíng)銷平臺(tái)在西鄉(xiāng)旭生大廈召開(kāi)開(kāi)通代理API接口發(fā)布會(huì)。
第二段介紹出場(chǎng)嘉賓，描述現(xiàn)場(chǎng)氣氛。注：介紹嘉賓時(shí)需要寫清姓名職稱，并按照來(lái)賓位于最前，再按綜合級(jí)別、資歷來(lái)排序。
第三段介紹發(fā)布會(huì)核心事件。講清核心事件的信息，其中包括重要領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言也需要提及。
第四段補(bǔ)充介紹次要信息。對(duì)于非核心事件，簡(jiǎn)明扼要的一一說(shuō)明。
第五段活動(dòng)總結(jié)。對(duì)發(fā)布會(huì)整體做出總結(jié)，并簡(jiǎn)要概括發(fā)布會(huì)的意義。
新聞發(fā)布會(huì)新聞稿寫作須知
1、可以有觀點(diǎn)，但不能有情緒。
2、可以不按事情發(fā)展順序，但不能沒(méi)有順序。
3、可以詼諧，但不能不正經(jīng)。
4、可以植入廣告，但不能影響新聞稿的客觀性。
作為企業(yè)公關(guān)的重要手段之一，新聞發(fā)布會(huì)很好的承擔(dān)了溝通大眾的作用。一方面能第一時(shí)間扭轉(zhuǎn)公眾對(duì)于某種事態(tài)的糟糕印象，挽回負(fù)面影響，爭(zhēng)取到社會(huì)輿論的支持，另一方面也能積極傳達(dá)正確的立場(chǎng)，塑造積極、正面的企業(yè)形象。企業(yè)的新聞發(fā)布會(huì)如何進(jìn)行方案策劃呢？下面我們一起來(lái)看看。
一、確定發(fā)布會(huì)主題
新聞發(fā)布會(huì)對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)是一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)，打好這場(chǎng)戰(zhàn)役對(duì)于企業(yè)公關(guān)形象的維護(hù)至關(guān)重要。所以其主題也要慎重，要結(jié)合新聞事件明確主題方向，做到讓媒體一目了然并且感興趣。然后，只有先確定主題，才能制作H5邀請(qǐng)函、媒體邀約請(qǐng)柬、媒體打包資料、會(huì)場(chǎng)布置材料、紀(jì)念品等文件。
值得一提的是，由于我國(guó)對(duì)新聞發(fā)布會(huì)有著嚴(yán)格的申報(bào)和審批程序，所以筆者建議企業(yè)方繞過(guò)這種繁瑣操作，而是將新聞發(fā)布會(huì)的名稱改為“xx信息發(fā)布會(huì)”或者“xx媒體溝通會(huì)”，這樣下來(lái)會(huì)更省事。
二、確定發(fā)布會(huì)時(shí)間、地點(diǎn)
一般來(lái)說(shuō)，新品發(fā)布會(huì)從策劃到實(shí)施要提前準(zhǔn)備一個(gè)月左右，但新聞發(fā)布會(huì)往往只有幾天時(shí)間甚至幾個(gè)小時(shí)時(shí)間來(lái)準(zhǔn)備，所以要根據(jù)具體情況具體決定。
越緊急的新聞事件越需要緊急召開(kāi)發(fā)布會(huì)，可能上午有相關(guān)新聞爆出，下午就召開(kāi)新聞發(fā)布會(huì)進(jìn)行相關(guān)說(shuō)明了。但如果事態(tài)沒(méi)有那么緊急，就可以提前預(yù)留半個(gè)月時(shí)間來(lái)精心策劃。然后具體時(shí)間要避開(kāi)重要節(jié)日、重要事件節(jié)點(diǎn)，以免形成熱點(diǎn)沖突，然后媒體臨時(shí)抽不出人來(lái)參與發(fā)布會(huì)。
同時(shí)要根據(jù)媒體發(fā)稿習(xí)慣確定時(shí)間定在上午或者下午，比如有些平面媒體出刊新聞的時(shí)間是次日早晨，那么就可以將發(fā)布會(huì)安排在下午，但如果你想新聞報(bào)道在下午就刊登出來(lái)，那么就可以安排在上午召開(kāi)發(fā)布會(huì)。
最后，發(fā)布會(huì)時(shí)長(zhǎng)要把控在1個(gè)小時(shí)左右，最好不要超過(guò)2個(gè)小時(shí)，別現(xiàn)場(chǎng)講太多毫無(wú)意義、形式主義的東西，最后媒體都沒(méi)耐心了，要保證現(xiàn)場(chǎng)核心、關(guān)鍵信息的傳達(dá)，不要拖沓，這樣可以保證發(fā)布會(huì)的報(bào)道效果。
新聞發(fā)布會(huì)的地點(diǎn)一般有三個(gè)選擇，第一是相關(guān)事件的現(xiàn)場(chǎng)，可以方便召集媒體和直接現(xiàn)場(chǎng)取景第二個(gè)是企業(yè)的會(huì)議室等場(chǎng)所，第三個(gè)是酒店，為了企業(yè)形象考慮，一般都會(huì)選擇檔次高一點(diǎn)的五星級(jí)酒店。
所以，如果發(fā)布會(huì)要租借第三方場(chǎng)地，要做好協(xié)商，選擇合適的場(chǎng)地，主要從檔次、場(chǎng)地規(guī)模、便利性、價(jià)格方面考慮，并簽訂合同。比如會(huì)議廳容納人數(shù)是否夠用、是否配備主席臺(tái)和投影設(shè)備等，停車場(chǎng)是否夠用，酒店外圍能否布置相應(yīng)的橫幅拱形門等。
三、確定發(fā)布會(huì)流程
一般情況下，新聞發(fā)布會(huì)的流程主要有迎賓簽到、給媒體分發(fā)資料、發(fā)言人進(jìn)行新聞發(fā)布、點(diǎn)請(qǐng)記者提問(wèn)、回答媒體問(wèn)題、發(fā)布會(huì)結(jié)束等環(huán)節(jié)，但有的企業(yè)會(huì)出于禮貌，會(huì)邀請(qǐng)嘉賓在會(huì)后參與聚餐，另外，有些企業(yè)會(huì)比較重視此次事件，會(huì)安排后續(xù)的媒體座談會(huì)或記者招待會(huì)。根據(jù)實(shí)際情況制定流程，并通知到各個(gè)嘉賓。
四、確定參會(huì)者，并發(fā)出媒體邀約
新聞發(fā)布會(huì)參與方有公司領(lǐng)導(dǎo)、員工、媒體記者、同行、客戶等，要擬定一個(gè)大名單，對(duì)名單上的嘉賓要發(fā)出相應(yīng)的邀請(qǐng)函，包含發(fā)布會(huì)主題、地址、議程安排、現(xiàn)場(chǎng)平面圖等。然后根據(jù)大名單，進(jìn)行聯(lián)系，回收確認(rèn)信息，保證重要人員無(wú)遺漏并能準(zhǔn)時(shí)出席，如果對(duì)方可能有無(wú)法到來(lái)的情況，要做好應(yīng)急人選的考慮。
在媒體邀約方面，一定要及其慎重。畢竟，媒體出席的質(zhì)量和數(shù)量決定了發(fā)布會(huì)的傳播效果。媒體屬性的對(duì)口、報(bào)道質(zhì)量的高下、權(quán)威性的高低、媒體關(guān)系的好壞等都是需要考慮的點(diǎn)，總的來(lái)說(shuō)，盡量邀請(qǐng)媒體關(guān)系好的、影響力更大的媒體。
同時(shí)，在媒體邀約方面要多利用一些技巧。比如透露的信息不要太多，要適當(dāng)制造懸念，要讓媒體記者覺(jué)得“有新聞點(diǎn)”，不然企業(yè)如果本身就不知名，又沒(méi)新聞爆點(diǎn)，那么記者也不愿意白跑一趟。還有就是，跟媒體溝通的時(shí)候一定要強(qiáng)調(diào)到現(xiàn)場(chǎng)的是新聞?dòng)浾撸皇敲襟w的廣告業(yè)務(wù)人員，到了現(xiàn)場(chǎng)借著發(fā)布會(huì)的時(shí)機(jī)進(jìn)行業(yè)務(wù)聯(lián)系，雖然也可以幫忙發(fā)稿，但是已經(jīng)偏離了發(fā)布會(huì)的方向了。
另外，要搞清楚新聞采訪權(quán)是什么，比如主流媒體新華網(wǎng)、東方網(wǎng)等，就有采訪權(quán)，可以對(duì)發(fā)布的信息進(jìn)行原創(chuàng)新聞的撰寫，而新浪、搜狐等門戶網(wǎng)站是沒(méi)有采訪權(quán)的，只能進(jìn)行轉(zhuǎn)載，所以對(duì)于沒(méi)有采訪權(quán)的媒體要么提供自家的新聞通稿，要么讓他們轉(zhuǎn)載有采訪權(quán)的媒體文章。
五、準(zhǔn)備媒體打包材料
為了方便媒體了解相關(guān)信息并發(fā)稿，主辦方一般都會(huì)準(zhǔn)備相應(yīng)的媒體打包材料，以手提袋或文件袋的形式，，按順序擺放，在發(fā)布會(huì)簽到后發(fā)放給各個(gè)媒體，其中包含了會(huì)議議程、新聞通稿、發(fā)言人演講稿、發(fā)言人資料、企業(yè)宣傳冊(cè)、企業(yè)相關(guān)負(fù)責(zé)人聯(lián)系名片、紀(jì)念品、筆記本、筆等。
另外，針對(duì)一些敏感事件，有些企業(yè)會(huì)提前給媒體準(zhǔn)備好相應(yīng)的采訪問(wèn)題，以免現(xiàn)場(chǎng)造成尷尬，被媒體問(wèn)到一些尖銳突兀的問(wèn)題，關(guān)系好的媒體偶爾操作一下還好，但媒體關(guān)系不好的情況下一定要慎用。
六、人員安排、會(huì)場(chǎng)布置
按照方案安排人員去布置會(huì)場(chǎng)，包括背景板、會(huì)場(chǎng)指示標(biāo)、拱形門、橫幅、彩旗、燈光、主席臺(tái)、鮮花、現(xiàn)場(chǎng)音樂(lè)、投影設(shè)備、紀(jì)念品等，同時(shí)除了挑選禮儀人員、接待人員外，最重要的是挑選合適的新聞發(fā)言人，也就是發(fā)布會(huì)主持人。
發(fā)言人一定要在企業(yè)內(nèi)身居高層，有極高的權(quán)限能夠代表公司的立場(chǎng)，同時(shí)要有良好的形象、極佳的表達(dá)能力、靈活的反應(yīng)能力、現(xiàn)場(chǎng)把控能力。新聞發(fā)言人在某種程度上就是企業(yè)的門面擔(dān)當(dāng)，要能向外界傳達(dá)出良好的企業(yè)形象。
七、檢查各項(xiàng)準(zhǔn)備工作
在發(fā)布會(huì)即將開(kāi)始之前，一定要細(xì)致監(jiān)測(cè)發(fā)布會(huì)的各個(gè)方面，包括流程設(shè)置、重要人員是否已經(jīng)出發(fā)、音頻設(shè)備是否正常使用、現(xiàn)場(chǎng)是否會(huì)有意外等，總之，不僅要檢查所有工作是否準(zhǔn)確就緒，還要對(duì)可能產(chǎn)生的突發(fā)情況做好預(yù)警處理，制定出救場(chǎng)方案。
八、發(fā)布會(huì)實(shí)施
按照計(jì)劃開(kāi)始發(fā)布會(huì)，在來(lái)賓簽到、貴賓接待后，由發(fā)言人對(duì)整體信息進(jìn)行有條理、有邏輯的闡述，然后邀請(qǐng)記者提問(wèn)，經(jīng)過(guò)充分的溝通，保證記者對(duì)整個(gè)事件的來(lái)龍去脈和關(guān)鍵點(diǎn)形成足夠清晰的認(rèn)識(shí)，為記者朋友聽(tīng)新聞素材。
如果記者提到了一些不相關(guān)的問(wèn)題，那么可以禮貌委婉的提醒下，如果問(wèn)到了涉及企業(yè)機(jī)密的問(wèn)題，可以拒絕回答，如果記者問(wèn)到了太過(guò)復(fù)雜的問(wèn)題，可以先簡(jiǎn)單闡述要點(diǎn)，并邀請(qǐng)會(huì)后詳細(xì)探討。
最后發(fā)布會(huì)結(jié)束，發(fā)言人對(duì)各位嘉賓朋友的到來(lái)再次致謝，如果沒(méi)有會(huì)后聚餐交流環(huán)節(jié)那么就禮送他們離開(kāi)會(huì)場(chǎng)。
九、發(fā)布會(huì)效果復(fù)盤
對(duì)新聞發(fā)布會(huì)后的媒體發(fā)布情況要進(jìn)行檢測(cè)并匯總，哪家媒體發(fā)布的是通稿，哪家媒體對(duì)稿件有刪稿，不同的媒體發(fā)布的又是在哪個(gè)版塊上(頭版、首頁(yè)、欄目頁(yè)等)，同時(shí)，要整理發(fā)布會(huì)的視頻、音頻、文檔資料，并存檔保存。
然后，對(duì)此次新聞發(fā)布會(huì)的效果進(jìn)行整體的總結(jié)，找到不足和優(yōu)點(diǎn)，找到可優(yōu)化的環(huán)節(jié)，積累經(jīng)驗(yàn)，為下次發(fā)布會(huì)的成功開(kāi)展打好基礎(chǔ)。
最后，必須要說(shuō)的是，想要打造一場(chǎng)成功的新聞發(fā)布會(huì)，必須要熟悉媒體的傳播途徑、運(yùn)作機(jī)制、話題設(shè)置、輿論走向等，更要把握自身的立場(chǎng)和利益站點(diǎn)，才能知道怎么去傳達(dá)自己的觀點(diǎn)和核心信息，才能達(dá)到更好的傳播效果。
另外，對(duì)于如何在發(fā)布會(huì)制造新聞點(diǎn)，公關(guān)之家給出的經(jīng)驗(yàn)有兩點(diǎn)，第一是借勢(shì)，包括發(fā)布會(huì)邀請(qǐng)明星網(wǎng)紅站臺(tái)，或者借助熱點(diǎn)新聞，圍繞公眾話題釋放相關(guān)信息第二是造勢(shì)，通過(guò)結(jié)合自身的背景、行業(yè)環(huán)境、可挖掘的素材等，為媒體的記者朋友們提供一個(gè)可切入、可深入的角度，去引導(dǎo)他們輸出更多有價(jià)值的文章，從而形成行業(yè)和輿論的勢(shì)頭。
第一點(diǎn)，開(kāi)門見(jiàn)山，多元呈現(xiàn)。眾所周知，新聞發(fā)布會(huì)所要呈現(xiàn)的事情是很多很雜的，所以留給開(kāi)篇新聞發(fā)布會(huì)新聞稿的時(shí)間不多的。既然新聞發(fā)布會(huì)新聞稿是在最前端的，所以，一定要簡(jiǎn)潔，用簡(jiǎn)潔的話語(yǔ)將事件一一作出稱述，“麻雀雖小，五臟俱全”。這里，智匯藍(lán)媒建議，可以先將企業(yè)最近取得的成就或者是新產(chǎn)品的用途用作開(kāi)場(chǎng)白，既能造勢(shì)，也能緩解氣氛。
第二點(diǎn)，細(xì)節(jié)處理，亮點(diǎn)吸引。新聞發(fā)布會(huì)新聞稿可以說(shuō)是一篇闡述稿件，這一點(diǎn)可以放在稿件的中間部分作為主體來(lái)開(kāi)展。俗話說(shuō)，循序漸進(jìn)，新聞發(fā)布會(huì)新聞稿也要這樣來(lái)實(shí)施。重要的事情我們可以多花點(diǎn)篇幅，根據(jù)重要性一次遞減下來(lái)，這對(duì)于新聞發(fā)布會(huì)新聞稿的建設(shè)至關(guān)重要，如果只想著憑借幾句簡(jiǎn)單潦草的話就想收買觀眾得話，實(shí)在是想多了。其次，亮點(diǎn)吸引是成功的關(guān)鍵，開(kāi)新聞發(fā)布的關(guān)鍵就在于此，所以，新聞發(fā)布會(huì)新聞稿在關(guān)于這部分的時(shí)候，要花費(fèi)點(diǎn)經(jīng)理和文字多多的描述，讓觀眾明白哪些是這次新聞發(fā)布會(huì)的關(guān)鍵所在，讓客戶安興也是不可少的。最后，補(bǔ)充一些細(xì)節(jié)信息，烘托出主體部分的重要性。
第三點(diǎn)，干凈利落的結(jié)尾，步步為營(yíng)的主題。新聞發(fā)布會(huì)新聞稿結(jié)尾段落要呈現(xiàn)出發(fā)散思維，給觀眾留下點(diǎn)思維的空間，這才有意思。將新聞稿的結(jié)尾和企業(yè)的愿景結(jié)合在一起，趁熱將主題烘托出來(lái)，做到意境和企業(yè)文化緊緊的抱在一起，這樣觀眾的心思就會(huì)和發(fā)布會(huì)的主辦方一樣了。說(shuō)到新聞發(fā)布會(huì)新聞稿的結(jié)尾，任何新聞稿的結(jié)尾都是對(duì)于這一事件的總結(jié)，而新聞發(fā)布會(huì)新聞稿的結(jié)尾更加的要干凈利落了，不能夠拖泥帶水，時(shí)刻要想到一點(diǎn)，結(jié)尾是為主題工作的，不能夠喧賓奪主。如果結(jié)尾能引用企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)或者行業(yè)權(quán)威人士的話語(yǔ)，用專業(yè)視角來(lái)詮釋新聞?dòng)^點(diǎn)的話，這樣寫就的新聞稿信任感會(huì)更強(qiáng)!
